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系统主数据按需求在MDP提报,所有门店均需在开业之前申请创建,并准确在新零售门店维护sap信息。 如合同签订客户名称同MDP申请不一致,应先在MDP申请更名,后在蓝凌系统发起合同流程。 业财在MDP新建主数据后,需要及时维护新零售门店SAP信息,如客户发生变更,依据合同生效时间,对应维护新零售门店SAP信息 区域业财在新零售数据传输SAP之前核对门店SAP信息客户 业务发生变化涉及系统信息更新的,区域财务应及时更新或督促业务更新系统信息,确保系统信息准确性 业务单据(销售、退换货、调拨、退货等)需根据业务实际情况录机,禁止录机虚假单据 店铺在货品移交客户时,及时在系统录机,确保系统与实物相符,严禁延迟录机、拼单录机、拆单录机、提前录机; 零售销售均需先款后货 新零售系统录入的收款方式需与实际情况一致,不得随意改变 店铺业务需要后台补单操作的,须在2个工作日内完成 系统退换货单据必须引用原单号,同时顾客须提供原销售小票,与新开小票一并留存,并在小票上登记顾客姓名及系方式。特殊情况,顾客无法提供销售小票,需零售主管或零售区域经理同意,并在系统中备注。 系统销售流水需与商场票据或自收银店铺的刷卡小票、现金等核对相符再结账 终端店铺每天下班前需同步结账,确保相应单据及时同步到后台 禁止系统存在负库存,区域财务定期检查是否有负库存,若有负库存需及时查明原因并处理(货通仓除外) 须按规定申请、设置、使用系统虚拟仓店,不得随意创建虚拟店仓,单据及时处理,确保月底库存为零 关闭店铺的库存盘点清零后,由业务通知财务、财务再通知IT将其关闭,不再允许任何出入库发生;已关闭仓位重新启用,流程同关闭流程 营业款必须通过集团各主体或其分公司的银行账户或第三方支付平台的账户进行收款,严禁部门或员工私自收取客户款项 禁止员工使用商场人员(楼层主管等)个人账户收取营业款 禁止商场店员工代替顾客到商场收银台缴纳款项或商场线上平台买单 自收银店铺当日所收现金须与账目相符,且须在次日内全额存入公司指定银行账户,若预计当日收现款较大或超1万,须在当日内先存入较大整数,避免店铺留存大量现金。店长应严格遵循营业款准确性原则,保证一天一存或两存,若有特殊原因需提前向财务报备。 春节等重要节日期间的营业现金管理需按照总部发布的专项管理要求执行 严禁员工坐支、挪用营业款 自收银店铺营业款、存现、刷卡需3日内核对完毕,并在全渠道对账单点“结账”确认; 收银方式为商场券的,店铺需审批同意后,方可执行;区域业财核对营业款时,若收银方式为商场卡的,需业务提供相关审批单 收款卡由资金管理部统一管理,申请需要经过资金管理部审批同意。店铺妥善保管收款卡,如有遗失或损坏须报备资金管理部。 资金管理部统一管理,店铺间不得自行调换使用;不得进行“套现”。 店铺退款需由资金管理部及授权指定人统一操作,严禁各区域私自操作退款。 1、BPM申请,先审批,后办理,严禁未经批准私自开、销户。 2、原则上在营业执照成立/注销后45天内完成,如需延期应向资金管理部报备说明缘由。 3、办理注意事项:开户预留印鉴为财务章+法人章,财务(或大额支付)联系人预留资金管理部指定人员;销户申请审批结束后应先办理网银解挂/注销、再办理账户销户;离柜前需检查资料信息完整性,准确性,避免存在银行漏盖章或多办、错办业务情况; 4、办理完结需在5个工作日内发出通知邮件。另开户的需同步寄送网银下挂、资金归集等业务授权书至总部,总部发起授权后,区域开户人员应于10个工作日内至柜台授权,原则上不得跨月;如有特殊情况,需在月末最后一个工作日报备资金管理部; 5、若公司信息发生变更,如公司法人/负责人、公司名称、公司地址、银行业务经办人等发生变更后,应在1个月内完成银行办理账户信息变更手续,如需延期应向资金管理部报备说明缘由。 未经许可严禁办理网盾;误办网盾应第一时间注销,并向资金管理部报备 获准开办的网盾,确保权限设置合规,再移交资金管理部 收款卡原则上仅限于办理存现功能,严禁开办转账及取款功能,经办人需验证收款卡功能是否合规,再移交资金管理部; 账户资料应在业务办理完毕后10个工作日内,按归档等级分别寄回资金管理部指定人员接收归档,归档资料包含不限于以下内容: 一级归档:基本存款信息表、密码纸、网银U盾(如有)、密码器(如有)、财务章; 二级归档:印鉴卡(如有)、开户申请书、账户管理协议等业务资料、销户回执; 原则上先款后货;若加盟客户需要授信的,按各品牌信贷管理政策执行 加盟客户的信贷期限不得超过30天,也就是上月的信贷欠款须在本月归还(每年6月末、12月末欠款清零除外)。若在申请信贷额度时有特别注明信贷期限的,按审批意见管理; 区域业财每月需对新零售加盟余额与SAP加盟余额进行核对,确保二个系统数据一致 对账范围包含所有在合作的加盟客户;对账金额包含应收、其他应收、客户保证金等 区域财务按月与加盟客户对账,并跟进加盟客户签署确认。 区域业财每月须审核客户对账单的签署情况,保证对账单的有效性。 对账单需预留区域业财联系电话,确保客户能够及时、有效地反馈账单差异并进行核对 加盟客户不签署对账单、未在规定时间内签署、未按公司要求签署对账单(如:人脸识别后签其他名字、不签名、乱签等),取消信贷额度;客户若长期不配合的,取消货品返利或加盟资格。 账龄小于90天,正常跟进 账龄90-180天,业务部门紧密跟踪,持续按月对账及书面催告 账龄大于180天,申请法务介入,并对相关责任人问责 至款项回收/得到确定结论:每季度业财、业务、法务跟进事项进展 超账龄未回款的应收账款需要计提坏账准备,账龄在61-90天(含90天)按50%计提,90天以上按100%计提; 加盟欠款超过180天的先从总经理年终绩效中扣除,欠款收回后再返还总经理【缺少答案,请补充】
应收账款-商场结算管理: 1、店长/大店长根据合同约定时间或商场要求时间及时取得商场结算单,并对流水、扣点、商场费用金额进行核对;业财进行复核 2、流水、扣点、费用与系统或合同存在差异的,业财需落实差异原因,督促业务处理,每月跟进差异处理情况 3、禁止业务人员配合商场将销售款缴至非公司柜台结算账户,造成款项无法及时结算,人为制造流水差异 4、商场客户流水认领,打款方与客户名称不一致的,需提供支持性附件至共享应收 开票管理: 业务人员在全渠道对账单系统申请开票时需上传商场结算单 每月大店长在规定时间内在全渠道系统提交开票申请(无需开票结算商场也需系统进行特殊开票申请),开票主体需与合同、结算单一致,结算单对账金额与系统金额存在差异需详细备注原因(开票金额=销售流水金额-扣点金额,否则需有特批方可开票),区域财务核对无误后在系统上审核通过,共享应收在收到系统开票申请时原则上需于当日完成发票开具及交付,如涉及结算资料用印等当天无法完成,则于下一个工作日进行交付。 1、店铺(区域业财)在收到公司开具的发票后,应于当日将发票移交给商场或上传商场系统,并跟进商场签收,确认发票是否符合结算要求;对不符合商场结算要求的发票,应及时向区域业财或集团财务反馈; 2、区域业财在商场规定发票最迟提交日的前一天,与店铺确认发票提交情况,避免发票未提交、商场未确认、发票不符合商场结算要求未反馈 生命周期管理: 区域财务需跟进商场的回款情况、费用发票开具情况;对共享提供的应收余额进行核对,确保账实相符 合同账期内:正常跟进; 逾期当天:书面预警; 逾期+15天:发逾期催款函; 逾期+30天:转自收银; 逾期+60天:闭店+起诉 针对异常应收账款,触发应收款决策机制,业财通过BPM系统发起流程,提交决策人进行决策 超账期管理: 1.因个人原因(结算单未按要求取得;发票未及时申请开具或发票丢失;已开发票未及时移交商场等),导致商场结算款当期无法结算的,按结算金额的0.1%且不低于100元扣罚相关责任人当期绩效。区域业财每月10日前根据制度制定相关扣款表单,并提报区总(公司总经理)审批后发送人力 1、超期未回款的应收账款需要计提坏账准备,有合同的店铺账龄在90 - 120天(含120天)按50%计提,120 - 150天(含150天)的应收账款按照75%计提,150天以上全额计提坏账,冲减当月损益; 2、无合同的店铺未回款全或有迹象表明商场出现回款风险时,按照100%计提坏账 其他应收款-押金支付管理: 申请支付保证金、押金时,须关联合同、商场缴款通知单等单据。因特殊原因,不能先出示合同的,须在BPM系统发起【费用特批申文】,特批类型“合同”,特批内容“合同未签署特批申请付款” 在保证金押金支付后,经办人应及时取得保证金单据,并交到区域财务;(街铺押金付款次月起1个月内;非街铺押金付款次月起6个月内) 区域财务在收到押金单据时,需审核押金单据是否有效(缴款人、收款人与经济业务或合同一致,款项性质是否为押金性质等),对无效的押金单据财务应要求业务重新开具 电子押金单管理要求如下: 1、电子押金单是由合格的电子平台形成的、可直接归档保管; 2、不是平台生成的,但是电子章是合格的(绑定由电子认证机构提供的数字证书),可以电子押金单归档保管,但需从双方合同指定的邮箱进行发送,且需要保存邮件; 3、除上述情况外,电子押金单不能直接归档押金单需补充取得鲜章(财务章或者公章),按纸质押金单要求归档 4、若业财无法识别电子押金单的有效性,按纸质押金单保管要求执行,即要求业务补充盖有鲜章的押金单 日常管理: 保证金、押金收据原件由区域业财专人集中统一保管,并建立押金台账。因业务需要,押金单据的领出、归还,保管人需与经办人办理好交接手续,并在押金台账登记相关流转信息(时间、经办人、办理事项)。 因合同方主体变更等原因需要变更押金单据的,财务应协助、跟进业务及时办理单据变更手续及新押金单据的收回。 街铺押金:应变更次月起1个月内;非街铺押金:应变更次月起6个月内 押金台账同SAP账面季度执行核对,差异次月完成处理; 押金条至少每半年盘点一次,保证台账与押金单实物相符 押金收回: 1、因合同到期、协议终止、面积变更、业务已验收、主体变更新主体已重新缴纳押金等需要退回押金的情况,区域财务应督促、协助、跟进业务办理退押事项。 2、因租金、物业费等降费的,应同步沟通降低保证金,并跟进退回差额 3、押金收回期限要求:合同有约定的按合同执行;合同未约定,按以下时限要求收回押金 装修押金:开业次月起3个月内退回 街铺押金:闭店次月起1个月内退回 商场押金:闭店次月起6个月内退回 其他押金:外租仓库押金闭店次月起1个月内退回;其他闭店次月起6个月内 管理责任: 1装修押金在店铺开始营业次月起3个月内未退回、其他押金在店铺闭店或新押金重新缴纳次月起6个月内未退回的,按全额计提税务风险金;保证金回款后可冲回 2、押金未按规定期限取得押金单据、退回押金款项的,对经办人员超账期扣款(扣款金额=超期月数*100元,最高扣款金额以押金金额为限) 1、因员工个人原因造成押金单据丢失,扣责任人绩效奖金1000元(若单据金额小于1,000元,则按单据金额扣除) 2、因管理不善,造成押金无法收回,将由相关责任人承担损失,其上级及分公司负责人(区总)承担连带赔偿责任 其他应收款-借款借款申请: 1、明确申请事由及要求;如零售店铺备用金由区域负责人/分公司总经理为借款人; 2、严格遵守额度限制。 使用规定: 个人借款一事一借,每项借款按规定用途支出,严禁转借、代借及挪作它用。 借款人收到备用金后应立即登记《备用金收支情况表》收入台帐,统一管理。 备用金仅限于店铺找零或日常零星开支,禁止挪作他用,不能用于禁止员工代付的款项 备用金盘点: 原则上所有备用金必须每日自盘,资金管理部对其进行不定期抽盘。 归还规定: 个人借款事毕后7日内办理归还手续,每年春节前归还。 备用金每年12月25日前归还,特殊情况可于元旦后申请借款,每年春节前归还。 借款人调离、辞退或辞职时,应还清借款,由区域人力/财务把控。 相关罚则: 出现逾期还款,公司有权视情节给予处罚。 如出现丢失或其他异常情况,由借款人承担如数赔偿责任,直接上级和中心负责人均有连带责任。 借款只供本部门发生的公司业务使用(经公司特批因个人原因借款的除外),严禁挪用及贪污【缺少答案,请补充】
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